WooCommercessa on sisäänrakennettuna sähköpostien lähettäminen asiakkaalle ja kauppiaalle esimerkiksi uusista tilauksista ja toimituksista. Aina sähköpostit eivät kuitenkaan mene perille, vaikka sähköpostien lähetys olisikin WooCommercessa päällä. Syy on yleensä webhotellin tai sähköpostin asetuksissa.
1. Tarkista WooCommercen sähköpostiasetukset
Ensimmäinen vaihe sähköpostiongelman korjauksessa on tarkistaa WooCommercen sähköpostiasetukset. Ne löytyvät kohdasta WordPressin ylläpito > WooCommerce > Asetukset > S-posti. Asetuksista tulee tarkistaa, että oikeat sähköpostit ovat päällä. Ainakin seuraavat sähköpostit on hyvä olla päällä:
- Tilausta käsitellään – lähetetään asiakkaalle heti tilauksen tekemisen jälkeen
- Uusi tilaus – lähetetään kauppiaalle heti tilauksen tekemisen jälkeen
- Tilaus valmis – lähetetään asiakkaalle, kun tilaus on toimitettu ja merkitty valmiiksi ylläpidosta
2. Tarkista SMTP-asetukset
Toinen mahdollinen ongelma on SMTP-asetukset. Ne määrittävät, mitä kautta sähköpostit lähetetään. Yleensä SMTP-asetuksissa on yrityksen sähköpostin tiedot, esimerkiksi asiakaspalvelu@yritys.fi. Joissakin tapauksissa webhotelleilla on omat SMTP-palvelimet, mitä kautta sähköpostia voidaan lähettää. Ilman oikeita SMTP-asetuksia sähköpostien lähetys ei onnistu.
SMTP-asetukset voivat tulla kahdesta paikasta: webhotellista tai WordPressista. Joissakin webhotelleissa on valmiina asetukset, mutta yleensä ne joutuu määrittelemään itse WordPressiin. Määrittelyä varten on lukuisia lisäosia, ja muun muassa ilmainen Easy WP SMTP on hyväksi todettu. Lisäosalla tehdyt SMTP-asetukset ylikirjoittavat mahdolliset webhotelliin valmiiksi tehdyt asetukset.
Kun SMTP-lisäosa on asennettu, määritellään siihen asetukset. Yleensä SMTP-asetukset löytyvät webhotellin hallintapaneelista, jos sähköpostit on määritelty siellä tai jos sähköposti on erillisessä palvelussa, niin sähköpostipalvelusta. Seuraavat tiedot tarvitaan asetuksia varten:
- SMTP-palvelin (SMTP Host) – Sähköpostipalvelimen osoite, esim. smtp.yritys.fi tai smtp.gmail.com
- Portin numero – Palvelimen portin numero, yleensä 25, 465 tai 587
- Salausmuoto (Type of Encryption) – Sähköpostin salausmuoto, yleensä SSL tai TLS.
- Käyttäjätunnus – Käyttäjätunnus palvelimelle, yleensä sähköpostiosoite (esim. asiakaspalvelu@yritys.fi)
- Salasana – Salasana palvelimelle, yleensä sähköpostin salasana
Kun asetukset on tehty, löytyy SMTP-lisäosasta testaustoiminto (Test Email), jonka avulla asetusten oikeellisuus voidaan varmistaa.
3. Sähköpostien testaus ja lähettäminen
Kun WooCommercen asetukset ja SMTP-asetukset ovat kohdillaan, voidaan sähköpostin lähettämistä testata. Se onnistuu WooCommerce Send Emails lisäosalla, millä voidaan lähettää tilaussähköposteja tilauksista. Lisäosa on muutenkin hyödyllinen, jos joskus tulee tarvetta lähettää esim. tilausvahvistus uudestaan asiakkaalle.
